Handleidingen voor het verkrijgen van documenten uit landen van herkomst
View in English

— Feedback of ervaring met het gebruik van deze handleiding? We horen het graag, email marlotte@askv.nl — 

Identiteitsdocumenten zijn een fundamenteel kenmerk van het moderne dagelijkse leven; ze stellen ons allen in staat om deel te nemen in de samenleving en om toegang te krijgen tot essentiële diensten en rechten.

Gezien de omstandigheden waarin vluchtelingen gedwongen worden hun geboorteland te verlaten ziet het ASKV dat cliënten vaak hun identiteitsdocumenten zijn verloren of gedwongen waren deze achter te laten. Het ontbreken van identiteitsdocumenten en ander ondersteunend bewijs is een van de grootste obstakels waarmee asielzoekers geconfronteerd worden tijdens het onderbouwen van de asielaanvraag. Het ASKV ziet geregeld zaken waarbij het ontbreken van de juiste bewijsstukken een grond is geweest om de asielaanvraag af te wijzen. Daarbij komt dat procedures voor het verkrijgen van vervangende identiteitsdocumenten en andere noodzakelijke documenten vaak onduidelijk zijn en moeilijk te navigeren.

Om deze reden werkt het ASKV in samenwerking met TrustLaw (het juridische pro deo programma van Thomson Reuters) en advocatenkantoor Latham & Watkins aan het ontwerpen van verschillende handleidingen waarin de procedure voor het verkrijgen van vervangende documenten uit landen van herkomst op een simpele en praktische manier wordt omschreven. TrustLaw bracht ons in contact met Latham & Watkins, welke vervolgens pro deo werkt met lokale raadslieden in elk van de rechtsgebieden van de handleidingen. De eerste handleiding voor het verkrijgen van documenten uit Oeganda is nu beschikbaar. Voor deze handleiding is samengewerkt met het lokale Oegandese advocatenkantoor MMAKS Advocates en Independent Consultant en Visiting Senior Fellow aan de London School of Economics and Political Science, Dr. Bronwen Manby. Daarnaast wordt er momenteel gewerkt aan handleidingen voor Sierra Leone, Ethiopië, Afghanistan, en Irak.

De handleidingen zijn bedoeld om hulpverleners, advocaten en veldwerkers bij te staan in hun pogingen documenten te verkrijgen ten behoeve van de (herhaalde) verblijfsaanvraag van hun cliënten. De handleidingen bieden een gedetailleerd overzicht van hoe een document verkregen dient te worden volgens de officiële richtlijnen van de lokale autoriteiten. De informatie in de handleiding is grondig gecontroleerd en aangevuld door lokale advocaten, waardoor eventuele discrepanties in de praktijk worden meegenomen. Een verscheidenheid aan documenten worden besproken: officiële identiteitsdocumenten (inclusief nationale identiteitskaart, paspoort en geboorteakte), belangrijke juridische documenten (waaronder huwelijksstatus documenten, overlijdensakten, en uittreksels uit burgerlijke registers ) en andere documenten (waaronder medische verklaringen, schoolcertificaten, en doopcertificaten).

De handleidingen beoordelen ook de procedure voor het verkrijgen van documenten wanneer de aanvrager zich buiten het land van herkomst bevindt. Dit is een zeer belangrijk aspect van de handleiding aangezien de meeste cliënten zich buiten hun land van herkomst zullen bevinden. Praktische barrières, bijvoorbeeld wanneer een persoon niet verblijft
in een stad met een ambassade waar een aanvraag kan worden ingediend of de noodzakelijk ondersteunende documenten niet bezit, kunnen zich voordoen en worden ook nader onderzocht. Belangrijke wetgeving wordt
geciteerd om het recht op het verkrijgen van documenten uit te lichten alsmede de officiële aanvraagprocedures.

__________________________________________________________________________________________________________________

Manuals for retrieving documents from countries of origin

— Feedback or experience using this manual in practice? We would like to hear from you, email marlotte@askv.nl

Identity documents are a fundamental feature of modern daily life; they enable us all to participate in society and to access essential services and entitlements. Given the circumstances in which refugees are often forced to leave their home countries, their identity documents are very often lost or left behind.

The absence of identity documents and other supporting paperwork is one of the biggest obstacles faced by refugees who seek to substantiate a claim for asylum. Indeed a large share of the asylum seekers ASKV helps on a daily basis have had their first application for asylum in the Netherlands rejected on the basis of not having the correct supporting documents. To compound the problem, procedures in countries of origin for obtaining replacement identity documents and other necessary paperwork are often unclear and difficult to navigate.

For this reason, ASKV is working in partnership with TrustLaw (the global pro bono legal programme of Thomson Reuters) and law firm Latham & Watkins on the design of various manuals in which the procedure for obtaining replacement documents from countries of origin is described in a simple and practical way. TrustLaw connected us to Latham & Watkins, who has been the lead law firm working pro bono with local counsel in each of the jurisdictions. The first manual for obtaining documents from Uganda is now available. This particular manual was worked on together with local Ugandan law firm MMAKS Advocates and Independent Consultant and Visiting Senior Fellow at the London School of Economics and Political Science, Dr. Bronwen Manby. In addition, manuals are currently being worked on for Sierra Leone, Ethiopia, Afghanistan, and Iraq.

The manuals are intended to assist caseworkers, lawyers and field workers in their attempts to obtain documents for the (repeated) residence application of their clients. It shares a detailed account of how a document is retrieved according to the official authorities’ guidelines. Additionally, because of thorough review of the data by local counsel this manual has also been checked on any discrepancies in practice. A variety of documents are addressed and analysed: official identity documents (including national identity card, passport, and birth certificate), key legal documents (including marriage status documents, death certificates, extracts from civil registries, and others), and other documents (including medical and educational records, baptism certificates, and others).

The manual also addresses the procedure of obtaining documents when the applicant is physically outside of the country. This is a very important aspect of the manual as most clients will be residing outside of their country of origin. Practical barriers, for example when a person does not reside in a city with an Embassy where an application may be submitted or does not have the necessary supporting documents at hand, may arise and are also further examined. Important legislation is quoted throughout the manual to address the right to obtain documents and the official application procedures for retrieval.